Blog

Succesvol samenwerken op afstand: 7 tips

3 min. leestijd 14 mei 2020

Ook jij mist de gezelligheid van collega’s. De gesprekjes in de coffee corner. De gezamenlijke lunches. De vragen die je meteen kon stellen aan de persoon naast je. Herkenbaar? Met deze tips overbrug je de fysieke afstand en wordt virtueel samenwerken toch ineens leuk.

1. Initieer gesprekjes

Spontane gesprekjes zijn op afstand minder waarschijnlijk. Gelukkig kun je die wel initiëren. Heb je een collega aan de lijn, vraag dan even naar het weekend, het gezin of de thuishobby’s voordat je het direct over werk gaat hebben. Al is het maar vijf minuten, persoonlijke zaken bespreken verbindt. Ook leuk: een virtuele vrijmibo of gezamenlijk lunchen via Skype.

2. Geef en vraag complimenten

Nuchtere Nederlanders die wij zijn, krijg je waarschijnlijk vooral verbeteringen op je werk te horen. En dan ook nog eens via mail. Op papier lijkt feedback ernstiger dan bedoeld. Want grote kans dat je manager of collega’s heel blij zijn met je werk. Juist op afstand is het fijn om dat te uiten naar elkaar. Dat maakt samenwerken vanuit huis leuker en positiever.

3. Liever videobellen dan bellen

Niets mis met een simpel telefoontje om even snel iets te vragen. Sparren, brainstormen of overleggen over complexere vraagstukken is effectiever als je elkaar kunt zien. Dus vervang die pyjama voor je normale kleren, kam je haar in model en zet je camera aan. Ook ideaal: iemand die iets moet uitleggen aan de groep kan zijn of haar scherm delen.

quote

Bestanden rondmailen is een no-go.

4. Houd dagelijks contact

Werkt iedereen aan dezelfde doelen? Dat weet je pas wanneer dit besproken wordt en er duidelijke afspraken zijn gemaakt over prio’s, resultaten, verwachtingen en deadlines. Een dagstart met het team is dus een aanrader voor succesvol samenwerken op afstand. Zo blijven alle neuzen dezelfde kant op wijzen en is het makkelijker elkaar te vinden en samen te werken.

5. Vraag hulp

Natuurlijk wil je je collega’s niet lastigvallen met elk wissewasje, maar spaar dan je vragen op om ze in één keer te stellen. Voel je je snel bezwaard om iemand te bellen? Dan is het fijn om van elkaar te weten wanneer je bereikbaar bent. Dit kan bijvoorbeeld in Teams of andere tools door je status aan te passen. Of maak met het team duidelijke afspraken over mail- en beletiquette.

Valkuilen waar alle thuiswerkers intrappen – ook jij

4 min. leestijd 22 april 2020

6. Houd bestanden centraal en up to date

Dat kan een cloudopslag zijn zoals Google Drive of Dropbox. Of een schijf op de server. Hoe dan ook, zorg dat iedereen bij de juiste bestanden kan. Uiteraard zijn dat altijd de meest actuele. Niets frustrerender dan erachter komen dat je in een oud document zat te werken en de laatste stand van zaken hebt gemist. Bestanden rondmailen is dus een no-go, zeker naar een grote groep ontvangers.

7. Voorkom een eindeloze stroom e-mails

Elkaar op de hoogte houden? Stuur niet voor elke lopende zaak steeds mails rond. Een tool voor projectmanagement is ideaal om de stand van zaken bij te houden. Denk aan Trello of Basecamp. Hier kun je to-do’s aanmaken en daar collega’s aan koppelen. Zo is voor iedereen overzichtelijk wat er loopt en wat de status is.

Groei verder

Werken bij Voort betekent werken aan je ontwikkeling. Zo kun je als professional deelnemen aan de Voort Academy met keuze uit verschillende technische en persoonlijke trainingen. Check de mogelijkheden!